Flexibilitet är nyckeln för ett modernt kontor

Att finansbolaget DLL flyttade in i sina lokaler vid pandemins utbrott, och direkt tvingades tänka om från grunden, har gjort dem extra snabbfotade när det gäller att hitta innovativa kontorslösningar för framtiden. Ett smart bokningssystem hjälper dem att vässa arbetsplatsen än mer och idag har de skapat ett modernt kontor.

Kontraktet på lokalen på Kungsgatan 36 skrevs under i januari 2020. Visionen då var ett tämligen traditionellt kontor med 150 arbetsplatser som skulle stå klara vid slutet på året. Men så kom pandemin.  

– Vi var mitt i förberedelserna och fick tänka om helt, vår globala ledning gav direktiv om att bygga ett kontor för den nya tiden med fler distansarbetande medarbetare och en plan för bara 50 procents beläggning åt gången. Så istället för 150 kontorsplatser blev det 76, säger Victoria Geiborg, Facility Manager på Nordic DLL.  

Resultatet blev en väldig massa yta som kunde fyllas med annat: trivsamma loungemijöer, pingisbord, en avdelning med åtta arbetsplatser där medarbetarna också kan ta med sig sina hundar, ett walk&talk-rum med löpband där de anställda kan ha möten medan de rör på sig. För att inte tala om relaxrummet där medarbetarna kan ta på sig VR-glasögon och för en stund besöka till exempel Balis stränder. 

– På ett kontor av i dag ska det finnas sådana andningshål, det räcker med några minuters paus. Min egen favorit är att sitta mitt i en rapsåker och samla energi, säger Victoria Geiborg.  

Bokningsbara kontorsplatser blev en lösning för det moderna kontoret 

Att DLL:s kontor formats under pandemin gör det enklare att genomföra ständiga förbättringar. Det bästa verktyget för att analysera läget har visat sig vara det egna bokningssystemet. Via en app bokar de anställda in platser de dagar de vill befinna sig i kontorsmiljön, och var de vill sitta beroende på vad de ska göra.  

Utifrån datan kan Victoria Geiborg se vilka ytor som nyttjas mest och minst, samt analysera vad som bör förändras för att göra kontoret ännu bättre.  

– Till exempel har vi märkt ett behov av större mötesrum och då får vi titta på vilka rum som faktiskt används och se på möjligheten att bygga ut dem, säger hon. 

Victoria Geiborg menar att den stora utmaningen nu är att locka fler tillbaka till kontoret efter år av distansarbete. 

– Medarbetarna ska få något här som de inte får hemma och det kräver ett arbete från företagets sida så att kontoret hela tiden utvecklas.  

Men även om mycket förändrats avseende vad som gör ett kontor attraktivt sedan pandemin gäller det inte allt. En av de första frågorna som brukar dyka upp från kunder på besök här: “Var är terrassen?” 

– De har sett den utifrån gatan och tänkt att utsikten därifrån måste vara fantastisk. Och det är den. Så på den punkten har ingenting förändrats, ett bra läge mitt i stan är lika viktigt nu som då, säger Victoria Geiborg.  

Mer från Kunskap & inspiration

Hemma hos Osborne Clark

Advokatbyrån Osborne Clarke sitter i ett nyckelfärdigt REDO kontor på Norrlandsgatan 16 i Stockholm.

En kontorslösning som passar alla

Mitt i korsningen Kungsgatan Sveavägen, med stor balkong och kontorsytor anpassade för verksamheten. Den affärsjuridiska advokatbyrån Wesslau...

Närodlat mitt i Stockholm city på Norrmalmstorg 1

På Danske Banks kontor i centrala Stockholm kan anställda och kunder njuta av närodlat i bokstavlig bemärkelse. Här odlas grönsaker och kryddor på...